Spotkanie informacyjne o KSeF dla organizacji pozarządowych

W wydarzeniu zorganizowanym przez zduńskowolskiej starostwo powiatowe oraz Urząd Skarbowy w Zduńskiej Woli wzięli udział reprezentanci fundacji i stowarzyszeń zainteresowani nadchodzącymi zmianami w zakresie fakturowania oraz rozliczeń finansowych poprzez Krajowy System e-Faktur.

Podczas spotkania omówiono podstawowe założenia funkcjonowania KSeF, w tym harmonogram wprowadzania obowiązku korzystania z systemu oraz zakres podmiotów, których nowe przepisy będą dotyczyć.

Od kiedy system KSeF zacznie obowiązywać i kogo obejmie?

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF wejdzie etapami:

• Od 1 lutego 2026 r. dla firm, które w 2024 r. miały sprzedaż powyżej 200 mln zł (z VAT) - duże podmioty.
• Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek będzie dotyczył pozostałych podatników, czyli większość organizacji, które mają fakturującą działalność.
• Od 1 stycznia 2027 r. najmniejsze podmioty - te organizacje, które mają bardzo drobną aktywność fakturującą (np. pojedyncze faktury do 450 zł i miesięczna sprzedaż do 10 000 zł).

Dodatkowo do 31 grudnia 2026 r. można jeszcze wystawiać faktury poza KSeF (papierowe lub elektroniczne), jeśli w danym miesiącu suma sprzedaży z VAT na takich fakturach nie przekroczy 10 000 zł. To ułatwienie ma pomóc w sprawnym przejściu na nowy system.

Szczególny nacisk podczas spotkania położono na praktyczne aspekty związane z działalnością organizacji i stowarzyszeń. Uczestnicy uzyskali informacje dotyczące wpływu KSeF na rozliczanie projektów dotacyjnych i grantowych, obiegu dokumentów finansowych oraz archiwizację faktur. Podkreślono, że wdrożenie systemu wymaga współpracy zarządu, księgowości oraz osób odpowiedzialnych za realizację projektów.

- Jeżeli chodzi o odbieranie faktur, to KSeF od 1 lutego br. dotyczy nas wszystkich, czyli wszystkich podmiotów, którzy posiadają NIP i funkcjonują w obrocie gospodarczym. Wszystkie te podmioty będą musiały korzystać z KSeF, chociażby w takim zakresie, żeby odebrać fakturę dla nich wystawioną. W tej grupie są też Organizacje Pożytku Publicznego, które prowadzą działalność statutową. Organizacje te rzadko wystawiają faktury, albo w ogóle tych faktur nie wystawiają, natomiast zazwyczaj są odbiorcami faktur i również w tym zakresie powinny przygotować się do KSeF - wyjaśnia Izabela Kuciapa, naczelnik Urzędu Skarbowego w Zduńskiej Woli. - Przejrzeć swoje zasady, jak wygląda kwestia wystawiania faktur, odbioru faktur, jak wygląda współpraca z biurami podatkowymi, z księgowymi i w tym zakresie wprowadzić uregulowania. Poza tym, jeżeli podmioty korzystają z komercyjnych programów księgowych, to należy zadbać o to i sprawdzić, czy te programy księgowe są dostosowane do KSeF. Jeżeli nie, to należałoby się skontaktować z właścicielem takiego oprogramowania, żeby po prostu zintegrował program komercyjny z KSeF - dodaje.

Dla podmiotów, takich właśnie jak stowarzyszenia, które zazwyczaj nie korzystają z żadnych oprogramowań księgowych czy usług profesjonalnych biur podatkowych, przewidziało darmowe oprogramowanie - Aplikację Podatnika KSeF (również w wersji mobilnej na smartfony).

- Za pośrednictwem tych darmowych systemów, każdy po zalogowaniu się i po uwierzytelnieniu się w tym systemie, może korzystać z KSeF, czyli zarówno wystawiać, jak i odbierać faktury. Co ważne, podmioty typu organizacje, stowarzyszenia, czyli nie osoby fizyczne, żeby móc korzystać z KSeF, powinni upoważnić konkretną osobę do pracy w tym systemie. Żeby to zrobić, powinni złożyć zawiadomienie ZAF-FA do właściwego urzędu skarbowego. W tym upoważnieniu powinni wskazać konkretną osobę. Nie musi to być nikt z zarządu, nie musi to być osoba w jakiś sposób powiązana z daną organizacją. To może być np. księgowa, może być to ktoś, kto zajmuje się sprawami finansowymi w danej organizacji. Taka upoważniona przez zarząd organizacji osoba będzie mogła zalogować się do KSeF i w imieniu danej organizacji odbierać, wystawiać faktury, bądź dalej cedować upoważnienia - zaznacza Izabela Kuciapa.

W związku z wejściem w życie obowiązku korzystania z KSeF, urzędy skarbowe organizują "Środy z KSeF" czy "Dni otwarte KSeF". Szczegóły na ten temat znajdziecie TUTAJ.

O Krajowym Systemie e-Faktur można również dowiedzieć się więcej na stronie: https://ksef.podatki.gov.pl/